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Devido à pandemia de Covid-19, foi necessário um esforço adicional de toda a comunidade IPS para suprir as necessidades geradas. Como consequência, muitos trabalhadores do IPS, docentes e não docentes, viram os seus horários e calendarização das jornadas de trabalho alteradas.

Agora, durante os meses de Agosto e Setembro, muitos dos trabalhadores do IPS entraram no seu período de (merecidas) férias.

No entanto, a carga de trabalho nos serviços do IPS mantém-se grande, especialmente motivada pelas alterações aos períodos de candidaturas e matrículas/inscrições, e com uma redução significativa de trabalhadores. Assim, as respostas aos diversos contactos efetuados pelos estudantes aos vários serviços têm sido demoradas e, muitas vezes, ineficientes.

Contactada sobre este assunto por vários estudantes, membros de órgãos estudantis e dirigentes associativos, a Direção da ESTBarreiro/IPS deu a sua aprovação às “Linhas Orientadoras para os Contactos Institucionais com os serviços do IPS em Agosto/Setembro” (que se encontram abaixo).

Estas orientações foram elaboradas por estudantes e para estudantes, de forma a garantir um procedimento rápido, eficiente e eficaz de exposição dos problemas por parte dos estudantes e consequente resolução dos mesmos por parte dos vários serviços e unidades orgânicas do IPS (Divisão Académica – DA/IPS, Divisão Informática – DI/IPS, Serviços de Ação Social – SAS/IPS, etc) durante o período de Agosto e Setembro.

Seguindo estas linhas orientadoras é garantido um maior apoio da Direção da ESTBarreiro/IPS aos estudantes e às situações que apresentam aos serviços do IPS, através da monitorização dos tempos de resposta e de encaminhamento eficiente dos processos dentro da estrutura interna do IPS.

Linhas Orientadoras para os Contactos Institucionais com os serviços do IPS em Agosto/Setembro

  • Todos os contactos deverão ser realizados pelo email institucional (*********@estudantes.ips.pt). Este é o email que identifica claramente o estudante perante toda a comunidade IPS.
  • Cada assunto a tratar deverá ser enviado em emails separados, mesmo que se dirijam à mesma entidade. (exemplo: num email, PAGAMENTO DE PROPINAS e noutro email MATRICULAS/INSCRIÇÕES)
  • O email deverá ser dirigido, consoante o assunto, à DA (divisao.academica@ips.pt) ou à DI (apoio.informatico@ips.pt) ou outro, mas sempre com conhecimento da Direção da respetiva escola, ou seja, em CC (exemplo ESTBarreiro/IPS: direcao@estbarreiro.ips.pt) para monitorização dos tempos de resposta e apoio mais personalizado. Opcionalmente, colocar também em CC o email da Coordenação de Curso e dos Delegados de Curso, consoante o teor do assunto.
  • O email deverá ser sucinto no assunto, reunindo no máximo 5 “keywords”. (exemplos: “COMPROVATIVO MATRICULA – JOSÉ FULANO” ou “ERRO NO PEDIDO DE CARTÃO IPS – ALUNO NUMERO *******”)
  • No corpo do email, explicar todos os detalhes do problema num texto:
    • estruturado,
    • com parágrafos,
    • com uma sequência cronológica,
    • com ortografia e pontuação corretas e
    • sempre com cortesia.
  • Se possível, anexar imagens ou screenshots para compreensão mais clara do problema. Importante: as imagens nunca substituem o texto pois este serve de contexto ao problema e as imagens servem de mero apoio.
  • No email deve constar também a identificação clara do estudante: nome completo, número de aluno, curso e escola.
  • No fim, rever sempre o texto antes de enviar e verificar se foram cumpridos os pontos acima descritos. Dica: Utilizar as ferramentas de apoio como o corretor ortográfico do Office.

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